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合宿の計画から準備、実施まで幹事がやるべき仕事

合宿実施の時期に合わせて、いつぐらいから計画・準備を始めたらいいか。
申し込みのタイミングやキャンセル料がかかる時期について解説します。

合宿の計画を立てる

部活やリトルリーグ、クラブチームの合宿の場合は、交流のある練習試合を組んだり、大会出場など、例年予定が決まっていることが多いようです。

大学のサークル合宿やゼミ合宿の場合、幹事が持ち回りで企画することが多く、行き先はもちろん、施設・時期・目的・過ごし方などもさまざま。幹事になったら、まずはどんな合宿にしたいかを想定して条件に合うエリアを選ぶこと。合宿に行きたい時期はダブりやすいため、早めに予約することです。

合宿を実施する月は8月が約5割で、次いで連休の多い9月、後半から夏休みに入る7月。この3か月で85%が合宿を希望しています。実施日は第1希望から第3希望までを決めておくように!予約がすでにいっぱいだった時、もう一度調整する手間が省けます。

合宿旅行の計画を立てるポイントまとめ

  • 初めての幹事なら旅行会社にお任せがおすすめ
  • 7月から9月に実施するなら早めに相談をスタート
  • 実施日は第3希望までを決めておく

合宿の目的は?

息抜きを上手に取り入れ、パフォーマンス向上

ひたすらストイックに練習!という部活合宿も多いようですが、なんらかの親睦を盛り込むことは、チームワーク向上にはかかせません。合宿を実施するグループの内、約2割強は宴会やパーティなど親睦会を企画。宴会・パーティを予定していないグループでも「みんなでBBQ」「コンパを予定」と希望する人は全体の3割強いました。

また、海水浴や川遊び、花火、観光などのレクリエーション要素やアクティビティを希望している団体は全体の約5割。息抜きを上手に取り入れ、パフォーマンス向上に役立てている様子がうかがえました。

旅行会社に問い合わせる

合宿の実施が決まったら、人数や行き先は仮でもいいのでまず「合宿見積.com」から旅行会社に相談依頼を出しましょう。いくつかプランと見積りを取り寄せ、みんなと相談し、お願いする旅行会社を決定。

初めての合宿幹事でも、プロがしっかりサポートしてくれるので、条件の合う宿や合宿施設を探したり、料金の交渉はすべてお任せしておけば安心です。

合宿に出発する曜日を見ると意外に「月曜出発」が多いことに気が付きます。もちろんほとんどのグループが7~9月出発で、夏休み中・繁忙期ですので、どの曜日に出発しても費用はそれなりに高くはなります。

ただ多少なりとも安く抑えるなら平日を狙うことですね。

旅行会社に予約(申し込み)

ここで注意しなければならないのは、人気の日程は争奪戦だということ。キャンセル料がかかり始めるのは、国内旅行の場合、だいたい2週間前です。実施日や行き先などおよそのプランが固まったら、まず予約します。この時、キャンセル料がいつぐらいからかかるかを必ず確認します。

特に送迎用に貸切バスを希望している場合、8月の1週目から2周目の土日はあっという間に満車になってしまうこともあります。実施日に注意しましょう。

旅行会社に予約する場合のまとめ

  • およそのプランが固まったら即予約
  • キャンセル料がかかる時期を確認
  • 貸切バス希望の場合は実施日に注意!

合宿の準備

filter_1 初めての場所は必ず下見をする

初めての場所は必ず下見をする

合宿を成功するために下準備が重要。参加メンバーへの連絡、募集は早めにして、多くの人に参加してもらいましょう。

初めての場所で実施する場合は、宿や合宿施設だけでなく、現地周辺の下見はしておいたほうがいいでしょう。細かい打ち合わせ、現地の状況、近くのコンビニ、病院などは最低限チェックしておきたいところです。

旅行会社を通じて依頼すると、下見の手配もラクラク。必要な設備が整っているか、持っていった方がいい道具・持ち物などをリストにするなど当日に備えましょう。

合宿の下見についてはこちらも参考に。

filter_2 旅行会社と利用詳細を詰める

合宿中にミーティングを予定しているなら、会議室やプロジェクター、ホワイトボードの有無はもちろん、インターネット(Wi-fi)環境の確認も忘れずに。最近では、ゲームサークルや社会人のIT合宿も増えています。
単にWi-fiがつながるというだけではなく、大勢が一度にアクセスしても大丈夫かどうかの確認も忘れないようにしましょう。

コンパやパーティ、BBQなどを予定している場合は、会場・料理の準備をします。旅行会社にまとめてお願いすることが可能ですので、予算を含め、相談しておきましょう。夜遅くまでお酒を飲んで騒いでも大丈夫なところ、持ち込みOKの所など、条件を伝えておきます
海水浴・川遊び・ハイキングなど、屋外でのイベントを計画している場合、雨天の時はどうするかも忘れずに!

filter_3 参加人数の確定・集金・支払い

参加人数の確定・集金・支払い

プランと旅行費用が決まったら旅行会社支払いをすませます。銀行振り込みが一般的なようです。

参加希望者からは、見積り金額よりも少し多めに集金しておくのがコツです。追加で徴収するよりも、後で返金する方がもめません。
またキャンセル料がかかる時期に不参加になった場合、その分を引いて返金する旨も周知しておきましょう。

参加者の内訳、男女比は実施の1か月前までに確定しておくこと。旅行会社が抑える部屋数に影響します。また、教授や監督の部屋を別に抑える場合は事前に伝えておくようにします。

filter_4 旅行保険に加入

旅行保険に加入

スポーツ合宿の場合は、傷害保険にはいることはもちろん、旅行中に起きた事故やケガ(バスから降りて転んだ、合宿所で階段から落ちたなど)に備えて旅行保険への加入も忘れずに。

費用はだいたい1人300円程度です。旅行会社を通じて簡単に加入できますので、一緒にお願いしておきましょう。

filter_5 部屋割りや貸切バスの座席決め

宿泊施設の部屋割りや貸切バスの席順、メンバーの役割分担などを決めておきます。幹事さん1人で何もかもだと負担が大きすぎるので、みんなの協力を得ながら、入念に準備しておきましょう。

旅程が決定したらしおりを作成します。大人数を引率して動く合宿旅行の場合、想定外の出来事がいっぱい!
集合時間に間に合わない、事故渋滞にはまって予定時刻に到着できないなど、さまざまなことが起こりえます。いろいろな場面を想定して細かく決めておくようにします。

合宿のしおりに必要な情報
  • 合宿の目的
  • 参加者の情報(部屋割りや役割分担、携帯の電話番号など)
  • スケジュール
  • 持ち物
  • 各施設の住所、連絡先、緊急連絡先

filter_6 合宿に持っていく道具の準備

合宿に持っていく道具の準備

個人で持っていくものとは別に、合宿で必要なものをリストアップ。野球やサッカー、バスケットボールなど道具や人数が多い場合は、誰が何を持っていくか役割分担も決めておきましょう。

BBQやコンパでお酒や食材を持ち込みする場合は、事前に宿へ宅急便で送ることも可能です。購入・手配は自分たちで行うことになるので、事前に宿に相談しておきましょう。

filter_7 旅行会社との最終確認

最終的な参加人数を確認し、変更が生じた場合は早めに連絡します。利用日に近いほど、キャンセル料は高くなりますのでご注意ください。
チケットの受け取りがあるようなら、そちらも人数分あるかをチェック。当日の集合場所や時間も今一度確認します。

楽しい合宿へ出発!

楽しい合宿へ出発!

みんなで協力して楽しい合宿にしましょう!合宿先では宿の人や、他の宿泊客などに迷惑をかけないよう、マナーは守りましょう。

合宿中、参加者から集めたお金は、なくさないようにフロント等に預けておくと安心です。外出時に持ち歩くときは、肌身離さず持ち歩くようにします。買い物した場合の精算は、必ず「レシート(領収書)と交換でお金を渡す」ように。
万が一、集金したお金が足りなくなったら、幹事さんが立て替えるのではなく、全員から「同額」追加集金します。個人のお財布とは別の入れ物で管理するのが鉄則です。

合宿が完了したら、簡単なレポートを作成。今回実施した合宿の成功点や失敗点を書き出して、次回幹事へのアドバイスになりますね。

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