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合宿の計画から準備、実施まで幹事がやるべき仕事

合宿実施の時期に合わせて、いつぐらいから計画・準備を始めたらいいか。
申し込みのタイミングやキャンセル料がかかる時期について解説します。

合宿手続きの流れのポイント

計画を立てる

施設・時期・目的・過ごし方を明確に。
ポイントはどんな合宿にしたいかを想定して条件に合うエリアを選ぶこと。時期はダブりやすいため、早めに予約することです。

問い合わせ

ある程度固まったらプランを具体化するために相談しよう。
計画を立てたプランを実現するために旅行会社に相談。条件の合う宿や合宿施設を探したり、料金の交渉はすべてお任せしておけば安心。

申し込み

プランが具体化して条件があったらすぐに申し込もう。
合宿は、他の団体と同じ時期になってしまうことが多いため、条件の合うところがあったら早めに予約しておきましょう。

準備

合宿を成功するために下準備をしっかりしよう。
参加メンバーへの連絡、募集は早めにして、多くの人に参加してもらいましょう。施設だけでなく、現地周辺の下見はしておいたほうがいいでしょう。細かい打ち合わせ、現地の状況、周りのコンビニはチェックしておきたいところです。

人数などの報告

施設を予約した人数の増減などの報告は、まめにしておきましょう。
人数が減った場合、キャンセル料がかかってしまいます。忘れずに報告しましょう。

最終確認

人数モレはないか、料金は入金済みかなど確認しましょう。バスの集合場所や時間など、もう一度確認しておきましょう。

出発

みんなで協力して楽しい合宿にしましょう。
合宿先では宿の人や、他の宿泊客などに迷惑をかけないよう、マナーは守りましょう。

人数確認の時期

合宿施設などを予約するときの注意点は人数確認です。2ヵ月前くらいから人数確認をして、合宿旅行の計画を立て始めることをオススメします。
旅行会社には1ヵ月前には男女別のおおまかな人数を連絡しておきましょう。

施設を予約した際の人数変更には、キャンセル料がかかってしまう場合が多いです。
旅行会社に、詳しく人数確定時期やキャンセル料について聞いておいた方が安心です。

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