合宿の計画から準備、実施まで幹事がやるべき仕事

大学のサークル合宿やゼミ合宿の場合、幹事が持ち回りで企画することが多く、行き先はもちろん、施設・時期・目的・過ごし方などもさまざま。幹事になったら、まずはどんな合宿にしたいかを想定して条件に合うエリアを選ぶこと。合宿に行きたい時期はダブりやすいため、早めに予約することです。

合宿を実施する月は8月が約5割で、次いで連休の多い9月、後半から夏休みに入る7月。この3か月で85％が合宿を希望しています。実施日は第1希望から第3希望までを決めておくように！予約がすでにいっぱいだった時、もう一度調整する手間が省けます。

ひたすらストイックに練習！という部活合宿も多いようですが、なんらかの親睦を盛り込むことは、チームワーク向上にはかかせません。合宿を実施するグループの内、約2割強は宴会やパーティなど親睦会を企画。宴会・パーティを予定していないグループでも「みんなでBBQ」「コンパを予定」と希望する人は全体の3割強いました。

また、海水浴や川遊び、花火、観光などのレクリエーション要素やアクティビティを希望している団体は全体の約5割。息抜きを上手に取り入れ、パフォーマンス向上に役立てている様子がうかがえました。

合宿に出発する曜日を見ると意外に「月曜出発」が多いことに気が付きます。もちろんほとんどのグループが7～9月出発で、夏休み中・繁忙期ですので、どの曜日に出発しても費用はそれなりに高くはなります。

ただ多少なりとも安く抑えるなら平日を狙うことですね。

ここで注意しなければならないのは、人気の日程は争奪戦だということ。キャンセル料がかかり始めるのは、国内旅行の場合、だいたい2週間前です。実施日や行き先などおよそのプランが固まったら、まず予約します。この時、キャンセル料がいつぐらいからかかるかを必ず確認します。

特に送迎用に貸切バスを希望している場合、8月の1週目から2周目の土日はあっという間に満車になってしまうこともあります。実施日に注意しましょう。

合宿を成功するために下準備が重要。参加メンバーへの連絡、募集は早めにして、多くの人に参加してもらいましょう。

初めての場所で実施する場合は、宿や合宿施設だけでなく、現地周辺の下見はしておいたほうがいいでしょう。細かい打ち合わせ、現地の状況、近くのコンビニ、病院などは最低限チェックしておきたいところです。

旅行会社を通じて依頼すると、下見の手配もラクラク。必要な設備が整っているか、持っていった方がいい道具・持ち物などをリストにするなど当日に備えましょう。

合宿の下見についてはこちらも参考に。

プランと旅行費用が決まったら旅行会社支払いをすませます。銀行振り込みが一般的なようです。

参加希望者からは、見積り金額よりも少し多めに集金しておくのがコツです。追加で徴収するよりも、後で返金する方がもめません。
またキャンセル料がかかる時期に不参加になった場合、その分を引いて返金する旨も周知しておきましょう。

参加者の内訳、男女比は実施の1か月前までに確定しておくこと。旅行会社が抑える部屋数に影響します。また、教授や監督の部屋を別に抑える場合は事前に伝えておくようにします。

スポーツ合宿の場合は、傷害保険にはいることはもちろん、旅行中に起きた事故やケガ（バスから降りて転んだ、合宿所で階段から落ちたなど）に備えて旅行保険への加入も忘れずに。

費用はだいたい1人300円程度です。旅行会社を通じて簡単に加入できますので、一緒にお願いしておきましょう。

個人で持っていくものとは別に、合宿で必要なものをリストアップ。野球やサッカー、バスケットボールなど道具や人数が多い場合は、誰が何を持っていくか役割分担も決めておきましょう。

BBQやコンパでお酒や食材を持ち込みする場合は、事前に宿へ宅急便で送ることも可能です。購入・手配は自分たちで行うことになるので、事前に宿に相談しておきましょう。

みんなで協力して楽しい合宿にしましょう！合宿先では宿の人や、他の宿泊客などに迷惑をかけないよう、マナーは守りましょう。

合宿中、参加者から集めたお金は、なくさないようにフロント等に預けておくと安心です。外出時に持ち歩くときは、肌身離さず持ち歩くようにします。買い物した場合の精算は、必ず「レシート（領収書）と交換でお金を渡す」ように。
万が一、集金したお金が足りなくなったら、幹事さんが立て替えるのではなく、全員から「同額」追加集金します。個人のお財布とは別の入れ物で管理するのが鉄則です。

合宿が完了したら、簡単なレポートを作成。今回実施した合宿の成功点や失敗点を書き出して、次回幹事へのアドバイスになりますね。